送別会を開こうとしてもらえたとき、LINEではなく あえてメールで丁寧に断りたい という場面は少なくありません。
- 上司・目上の人が関わっている
- 幹事が正式に案内してくれた
- 職場としてきちんと対応したい
そんなときに悩むのが、
- どこまで丁寧に書くべき？
- 理由は正直に書かないと失礼？
- 角が立たない言い回しは？
という点です。
この記事では、送別会を断るときに使える丁寧なメール例文を、そのまま使える文面テンプレ付きでわかりやすくまとめます。
先に結論｜送別会を断るメールは「感謝＋辞退＋配慮」でOK
送別会を断るメールで一番大切なのは、理由の正確さよりも“伝え方のやさしさ”です。
基本構成はこの3点だけで十分です。
- お心遣いへの感謝
- 辞退する意思（理由はぼかしてOK）
- 相手への配慮・感謝で締める
この型を守れば、失礼になることはほぼありません。
まず押さえたい：「辞退」と「欠席」の使い分け
メールを書く前に、言葉の意味だけ確認しておきましょう。
- 辞退：送別会自体を開かなくて大丈夫
- 欠席：会は開催してOK、自分は参加しない
本人が「辞退」と伝えている場合、メールでも「辞退」を使う方が行き違いを防げます。
👉 言葉の違いを詳しく知りたい方はこちら
「辞退」「欠席」の違い｜意味・使い分け
【基本テンプレ】送別会を断る丁寧なメール文面
まずは、どんな相手にも使いやすい 万能テンプレ です。
件名
送別会のお心遣いありがとうございます
本文
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは送別会のお申し出をいただき、
誠にありがとうございます。
大変ありがたいお話ではございますが、
今回は恐縮ながら辞退させていただければと存じます。
皆さまのお気持ちだけで十分ありがたく、
心より感謝申し上げます。
残りの期間も引き継ぎ等、最後まで責任をもって対応いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇
【相手別】送別会を断るメール例文
① 幹事の方へ（準備の手間に配慮）
〇〇様
送別会のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご準備のこともある中で恐縮ですが、
今回は送別会は辞退させていただければと思います。
お心遣いだけでも十分うれしく、感謝しております。
どうかご負担になさらないでください。
〇〇
② 上司・目上の方へ（ややフォーマル）
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
送別会のお申し出をいただき、誠にありがとうございます。
大変光栄に思っております。
ただ、誠に勝手ながら今回は辞退させていただきたく存じます。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
これまでのご指導に心より感謝申し上げます。
〇〇
③ 同僚・社内全体向け（丁寧だけど柔らかく）
皆さま
送別会のお声がけをいただき、ありがとうございます。
とても嬉しく思っています。
ただ今回は、気持ちだけありがたく頂戴し、
送別会は辞退させてください。
残りの期間も、どうぞよろしくお願いします。
〇〇
【理由別】送別会を断るメール例文
● 予定・都合を理由にする場合
私用の予定があり、今回は送別会は辞退させていただければと思います。
● 体調・心身面をにおわせる場合
体調面を考慮し、今回は参加を控えさせていただけますと幸いです。
● 家庭の事情を理由にする場合
家庭の事情もあり、今回は辞退させていただければと思います。
👉 理由選びに迷う方はこちら
送別会を断る理由例20選｜角が立たない言い訳まとめ
NGになりやすいメール表現
丁寧なメールでも、次の表現は避けた方が安心です。
- 「特に理由はありませんが」
- 「正直あまり得意ではなく」
- 「お金や時間の負担があるので」
本音があっても、相手の好意を否定する言い方は控えましょう。
LINEで済ませるべきか迷ったら？
- カジュアルな関係 → LINE
- 上司・幹事・正式案内 → メールが無難
短文で済ませたい場合は、LINE専用の記事も参考になります。
よくある質問（Q&A）
Q1. 理由は必ず書かないと失礼？
A. 書かなくても問題ありません。
「今回は辞退します」＋感謝があれば十分です。
Q2. 辞退したあと、再度誘われたら？
A. 一度辞退したら、基本は繰り返さなくてOKです。
対応に迷う場合はこちらも参考になります。
まとめ｜送別会を断るメールは「丁寧さ＝配慮」
送別会を断るメールでは、
- 感謝を最初に伝える
- 理由はぼかしてOK
- 辞退の意思をはっきり示す
- 最後は相手への配慮で締める
これだけ意識すれば、気まずくなることはほとんどありません。
無理のない形で、気持ちよく一区切りを迎えてください。
