結婚式や各種イベントへの招待を受けたものの、やむを得ない事情で参加できない…
そんなとき、どのように断ればよいのでしょうか。
欠席の連絡は、相手の気持ちを考え、失礼のないように伝えることが大切です。
本記事では、「言葉の花束師」として、結婚式から二次会、同窓会などさまざまなプライベートイベントの欠席連絡における言葉選びのポイントと、関係性別・シーン別の丁寧な例文を50選ご紹介します。
相手を尊重しながらも誠実に断る言葉の花束で、大切な人間関係を守りましょう。
欠席連絡の意義と言葉の力
招待を受けたイベントを欠席するということは、単に「行けません」と伝えるだけではなく、相手への配慮と誠意を示す大切な機会です。
特に結婚式のような人生の節目となる大切なイベントでは、欠席の連絡一つで相手との関係性が変わることもあります。
欠席の連絡は、「断り」であると同時に「感謝と尊重の気持ち」を表現する場でもあります。
招待してくれたことへの感謝、欠席せざるを得ない事情への理解を求める謙虚さ、そして相手の大切な日を心から祝福する温かさ—
これらを言葉で丁寧に表現することで、物理的には参加できなくとも心は共にあることを伝えられるのです。
言葉には相手の心に響く力があります。
特に「断り」の言葉は、使い方によっては関係性にヒビが入る可能性もあれば、逆に誠実さが伝わり信頼関係が深まることもあります。
「言葉の花束」として相手に届けるために、状況や関係性に合わせた適切な言葉選びが重要なのです。
丁寧な欠席連絡のポイント
感謝の気持ちを最初に伝える
欠席の連絡をする前に、まず招待してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
「お誘いいただき、ありがとうございます」「声をかけていただいて、とても嬉しく思います」など、相手の好意を素直に受け止める言葉から始めることで、これから伝える「断り」の言葉が柔らかく受け止められます。
欠席理由は具体的かつ簡潔に
欠席理由は嘘を述べず、かつ相手が理解しやすい具体的な理由を簡潔に伝えるのがポイントです。
ただし、あまりにプライベートな事情や、相手を不快にさせる可能性のある詳細な説明は避けましょう。
「家族の冠婚葬祭と重なってしまいました」「以前から予定していた出張と重なってしまいました」など、相手が納得できる理由を選びます。
誠意を示す代替案や気持ちを添える
単に欠席するだけでなく、「別の形で祝福したい」「後日お祝いさせてほしい」といった前向きな気持ちを伝えると、より誠意が伝わります。
結婚式の場合は祝儀を送る旨や、同窓会であれば次回は必ず参加したい気持ちなど、相手との関係性を大切にしていることが伝わる言葉を添えましょう。
タイミングを考慮する
欠席の連絡は早ければ早いほど良いとされています。
特に結婚式などでは準備や人数確定の都合があるため、決断したらすぐに連絡するのがマナーです。
直前の連絡は相手に迷惑をかけるだけでなく、「後回しにされていた」という印象も与えかねません。
決めたらすぐに、誠意を持って連絡しましょう。
相手の立場や気持ちに配慮した言葉選び
特に親しい間柄であればあるほど、欠席することで相手が残念に思う気持ちを想像し、それに配慮した言葉選びが重要です。
「どうしても参加できず、本当に申し訳ない」「あなたの大切な日に立ち会えないことが、とても残念」など、自分の気持ちを素直に表現することで、誠意が伝わります。
結婚式を欠席する場合の例文
親しい友人の結婚式
- 「この度はご結婚おめでとうございます。心から祝福しています。大切な日に立ち会えることを楽しみにしていたのですが、やむを得ない仕事の都合で参加できなくなってしまいました。当日は心ばかりのお祝いを送らせていただきますので、どうかお納めください。お二人の末永いお幸せを心よりお祈りしています。」
- 「ご結婚のお知らせ、本当におめでとうございます。招待状を受け取った時はとても嬉しく思いました。しかし、その日は家族の冠婚葬祭と重なってしまい、残念ながら参列できなくなりました。当日は遠くからになりますが、お二人の門出を祝福しています。後日、お時間をいただけましたら、ぜひお祝いさせてください。」
- 「結婚式のご招待、心より感謝します。大切な友人の晴れの日に立ち会えることをとても楽しみにしていましたが、当日は以前から計画していた海外出張と重なってしまい、参加できなくなりました。本当に残念でなりません。少しでも気持ちが伝わるよう、心ばかりのお祝いを送らせていただきます。末永いお幸せを祈っています。」
- 「この度はご結婚おめでとうございます。大切な日にお招きいただき、本当にありがとうございます。しかし、その日は実家の母が入院することになっており、看病のため帰省することになりました。あなたの大切な一日に立ち会えないことが、とても心残りです。当日は写真でぜひ幸せな姿を見せてくださいね。心からのお祝いを送ります。」
- 「ご結婚おめでとうございます！招待状を見た時は本当に嬉しかったです。でも残念ながら、その日は妊娠後期で医師から遠出を控えるよう言われており、参加できなくなってしまいました。当日はあなたのことを想いながら、この子と一緒にお祝いしています。落ち着いたら、ぜひ会いに行きたいです。素敵な一日になりますように。」
職場の同僚・上司の結婚式
- 「このたびはご結婚おめでとうございます。ご招待いただき光栄に存じます。誠に恐縮ですが、当日は以前から予定しておりました家族行事と重なってしまい、参加を辞退させていただきたく存じます。ご理解いただけますと幸いです。お二人の末永いお幸せをお祈り申し上げます。」
- 「結婚式のご案内をいただき、誠にありがとうございます。心よりお祝い申し上げます。大変申し訳ございませんが、当日は別の公務が入っており、出席がかないません。ご厚意に甘えられないこと、どうかお許しください。お二人の新たな門出を、心より祝福しております。」
- 「この度はご結婚のご報告、誠におめでとうございます。ご招待いただき深く感謝申し上げます。誠に恐縮ではございますが、当日は長期出張の予定と重なっており、やむを得ず欠席させていただくことになりました。心ばかりのお祝いを送らせていただきますので、どうかお気持ちだけでもお受け取りください。お二人の末永いお幸せをお祈り申し上げます。」
- 「ご結婚おめでとうございます。ご招待いただき、誠にありがとうございます。大変心苦しいのですが、当日は親族の法事があり、欠席させていただくことになりました。日頃からのご厚誼に感謝しつつ、お二人の末永いお幸せを心よりお祈り申し上げます。何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます。」
- 「この度はご結婚おめでとうございます。ご招待状をいただき、誠にありがとうございます。誠に残念ながら、その日は以前から予定していた海外研修と重なっており、参加できかねます。日頃のご指導ご鞭撻への感謝を込めて、心ばかりのお祝いを送らせていただきます。お二人の新しい船出を心より祝福しております。」
遠方に住む親戚の結婚式
- 「ご結婚おめでとうございます。遠方からのご招待、本当にありがとうございます。残念ながら、子どもたちの学校行事と重なってしまい、家族で参列することができなくなりました。当日は遠くから心を込めてお祝いしています。またの機会に、ぜひお二人の幸せなお姿を見せてください。」
- 「この度はご結婚おめでとうございます。せっかくお招きいただいたにも関わらず、仕事の都合と移動距離を考慮した結果、残念ながら参列を辞退させていただくことになりました。心ばかりのお祝いを送らせていただきますので、どうかお納めください。またいつか、ゆっくりとお会いできる日を楽しみにしております。」
- 「結婚式のご案内をいただき、ありがとうございます。心からお祝い申し上げます。残念ながら、高齢の母の介護のため、長時間の外出が難しい状況です。ご招待いただいたにも関わらず参加できないこと、心よりお詫び申し上げます。お二人の幸せな門出を心から祝福しております。」
- 「ご結婚おめでとうございます。大切な日にお招きいただき、光栄に思います。申し訳ありませんが、当日は体調を崩しており、長距離の移動が困難な状態です。心からの祝福の気持ちと共に、お祝いの気持ちを送らせていただきます。素敵な結婚式になりますよう、お祈りしております。」
- 「この度はご結婚おめでとうございます。ご招待いただき、誠にありがとうございます。残念ながら、経済的な事情により、遠方からの参列が難しい状況です。心ばかりのお祝いを送らせていただきますので、どうかお気持ちだけでもお受け取りください。お二人の末永いお幸せをお祈りしております。」
二次会・パーティーを欠席する場合の例文
友人の結婚式二次会
- 「結婚式二次会のお誘い、ありがとう！本当に参加したいんだけど、その日は実家に帰省する予定が入っていて…。せっかく声をかけてくれたのに申し訳ない。ぜひ写真見せてね！素敵な思い出になりますように。お祝いの気持ちだけは受け取ってください。」
- 「二次会のご招待、本当にありがとうございます。残念ながら、当日は翌日の朝一番の重要な会議の準備があり、参加できなくなってしまいました。本当に申し訳ありません。心ばかりのお祝いを送らせていただきますね。素敵な時間になることを祈っています。」
- 「結婚式二次会のお誘い、嬉しかったです！でも、その日はどうしても外せない約束があって…。本当に残念です。でも、また別の機会にお祝いさせてください！お二人の素敵なスタートを心から応援しています。」
- 「二次会のご招待ありがとう！参加したいという気持ちでいっぱいなのですが、実は最近体調を崩していて夜の外出を控えています。本当に残念…。心だけは一緒に盛り上がっているつもりです。素敵な夜になりますように！」
- 「結婚おめでとう！二次会に誘ってくれてありがとう。でも、その日は家族との大切な予定があり、どうしても参加できそうにないんだ。本当に申し訳ない。また改めて、ゆっくりお祝いさせてもらえたら嬉しいな。素敵な時間になることを願っているよ。」
会社の歓送迎会・忘年会
- 「この度は歓送迎会にお誘いいただき、ありがとうございます。残念ながら、当日は子どもの学校行事があり、参加できかねます。せっかくのお誘いをお断りすることになり、大変申し訳ございません。新しいメンバーとの交流を別の機会に楽しみにしております。」
- 「忘年会のご案内をいただき、ありがとうございます。誠に恐縮ですが、以前から計画していた家族との予定があり、参加を辞退させていただきたく存じます。一年間のご厚誼に感謝申し上げますとともに、来年もどうぞよろしくお願いいたします。」
- 「歓送迎会のお誘い、ありがとうございます。大変心苦しいのですが、当日は持病の通院日となっており、出席できかねます。新しいメンバーの方、また転出される方へのお祝いとお別れの気持ちをこの場で失礼させていただきます。皆様にはどうぞよろしくお伝えください。」
- 「忘年会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。残念ながら、当日は別部署との調整会議が延長する可能性が高く、参加できるか不確定な状況です。確実にご参加いただける方を優先されるべきかと思い、今回は辞退させていただきます。皆様どうかお楽しみください。」
- 「歓送迎会のお誘い、ありがとうございます。当日は家族の体調不良で看病が必要な状況となり、参加できなくなりました。皆様との貴重な交流の機会を逃すことになり、残念でなりません。次回の機会には必ず参加させていただきたいと思います。」
プライベートパーティー
- 「パーティーのお誘い、ありがとう！とても行きたかったのですが、その日は以前から友人と約束していた予定があって…。気持ちだけ受け取ってもらえると嬉しいです。また次回、ぜひ誘ってください！楽しいパーティーになりますように。」
- 「ホームパーティーのお誘い、本当にありがとう。実は最近寝不足が続いていて体調を崩しています。せっかくの楽しい会に元気な状態で参加したいので、今回は無理せず休ませてもらいます。次回は必ず参加するので、また誘ってくださいね。楽しい時間になりますように！」
- 「お誘いいただきありがとうございます。当日はどうしても外せない家族の予定があり、参加できなくなってしまいました。せっかくのお誘いをお断りすることになり、申し訳ありません。また次の機会を楽しみにしています。素敵なパーティーになりますように。」
- 「バースデーパーティーのお誘い、嬉しかったです！でも残念ながら、その日は出張で街を離れています。あなたの特別な日をお祝いできないのが本当に残念です。帰ってきたら、少し遅れてのお祝いをさせてください。素敵な誕生日になりますように！」
- 「パーティーのお誘い、感謝します。でも申し訳ないけど、その日は実家から親戚が来ていて、家族で過ごす予定なんです。せっかく声をかけてくれたのに、お断りして本当にごめんなさい。また別の機会にぜひ会いたいです。皆で楽しい時間を過ごしてくださいね。」
同窓会・クラス会を欠席する場合の例文
学生時代の同窓会
- 「同窓会のお誘い、ありがとうございます。久しぶりに皆さんとお会いできるのを楽しみにしていましたが、当日は子どもの受験と重なってしまい、参加できなくなりました。皆さんにお会いできないのは残念ですが、ぜひ写真や様子を共有していただけると嬉しいです。次回は必ず参加したいと思います。」
- 「クラス会のご案内をいただき、ありがとうございます。懐かしい顔ぶれに会えることを楽しみにしていましたが、残念ながら当日は海外出張と重なってしまいました。皆さんによろしくお伝えください。また次回の機会を楽しみにしています。」
- 「同窓会のお知らせ、懐かしさでいっぱいです。ですが、この度は家庭の事情で参加が難しくなってしまいました。皆さんの近況を聞けないのは本当に残念です。もし可能であれば、当日の写真や様子をSNSなどで共有していただけると嬉しいです。次回こそは必ず参加したいと思います。」
- 「クラス会のご連絡ありがとうございます。本当に参加したい気持ちでいっぱいなのですが、当日は仕事の繁忙期で休暇が取れそうにありません。皆さんとの再会を楽しみにしていただけに、とても残念です。次回はぜひスケジュールを調整して参加したいと思います。皆さんによろしくお伝えください。」
- 「同窓会のご案内、ありがとうございます。懐かしい顔ぶれに会える日を心待ちにしていましたが、実はその日は引っ越しの予定があり、参加が難しい状況です。皆さんの近況を直接聞けないのは本当に残念ですが、次回こそは必ず参加します。素敵な時間になりますように。」
職場の同窓会・OB会
- 「OB会のご案内をいただき、ありがとうございます。旧同僚の皆様と久しぶりにお会いできることを楽しみにしていましたが、当日は家族の入院に付き添う予定があり、参加を見送らせていただくことになりました。皆様によろしくお伝えいただければ幸いです。次回の機会には必ず参加させていただきます。」
- 「職場同窓会のお知らせ、ありがとうございます。皆様とのご縁を大切に思っておりますが、残念ながら当日は現在の職場での重要プロジェクトの締め切りと重なっており、参加を辞退させていただきたく存じます。皆様のご活躍のお話を伺えないのは誠に残念ですが、またの機会を楽しみにしております。」
- 「OB会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。懐かしい皆様にお会いできることを心待ちにしておりましたが、当日は単身赴任先からの帰省が難しく、参加できなくなりました。皆様によろしくお伝えください。次回はぜひ参加させていただきたいと思います。」
- 「同窓会のご案内、大変嬉しく存じます。しかしながら、当日は親の介護のため地元に戻っており、参加できかねます。在籍中は大変お世話になりました皆様にお会いできないのは、誠に残念です。皆様のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。」
- 「職場同窓会のお誘い、ありがとうございます。久しぶりに皆様とお会いしてお話できることを楽しみにしていましたが、当日は子どもの学校行事と重なってしまい、やむを得ず欠席させていただくことになりました。皆様にはくれぐれもよろしくお伝えください。次回は必ず参加いたします。」
その他のプライベートイベント欠席の例文
友人の誕生日会・記念パーティー
- 「お誕生日おめでとう！パーティーに誘ってくれてありがとう。でも残念ながら、その日は以前から予定していた家族旅行と重なってしまって…。特別な日をお祝いできないのは本当に残念だけど、帰ってきたら改めてお祝いさせてね。素敵な誕生日になりますように！」
- 「周年記念パーティーのお誘い、ありがとうございます。大切な日に声をかけていただき、とても嬉しいです。しかし、当日は仕事の締め切りと重なっており、どうしても参加できなくなってしまいました。お祝いの気持ちだけでも受け取ってください。素晴らしい記念日をお迎えください。」
- 「誕生日会のお誘い、嬉しかったです！でも、その日は実は体調を崩しており、まだ完全に回復していません。せっかくの楽しい集まりに水を差したくないので、今回は静養させてもらいます。あなたの特別な日、心から祝福しています。また元気になったら会いましょうね。」
ホームパーティー・バーベキュー
- 「バーベキューのお誘い、ありがとう！外でワイワイ楽しめるの、本当に行きたかったんだけど、その日は親戚の法事があって…。せっかく声をかけてくれたのに、ごめんね。また次回、必ず参加するから誘ってください！みんなで楽しい時間を過ごしてね。」
- 「ホームパーティーのお誘い、本当にありがとう。久しぶりにみんなで集まれるのを楽しみにしていたんだけど、実は最近花粉症がひどくて…。みんなの迷惑になってしまうので、今回は残念ながら参加を見送らせてもらうね。また元気になったら、ぜひ集まりましょう！」
子ども関連のイベント
- 「お子さんのお誕生日会にお招きいただき、ありがとうございます。とても参加したかったのですが、当日は仕事の都合でどうしても抜けられなくなってしまいました。お子さんには、後日改めてプレゼントをお渡ししたいと思います。素敵なお誕生日会になりますように。」
- 「子ども会のイベントのお誘い、ありがとうございます。残念ながら、当日は下の子が風邪をひいており、参加することができなくなりました。皆さんにうつしてしまう心配もあるので、今回は欠席させていただきます。また次回の機会を楽しみにしています。」
その他のイベント
- 「観劇のお誘い、本当にありがとう。久しぶりにお会いできるのを楽しみにしていたのですが、その日は急遽出張が入ってしまいました。楽しみにしていただけに、非常に残念です。また次回、ぜひ誘ってください。素敵な時間をお過ごしください。」
- 「コンサートのお誘い、嬉しかったです！でも、その日は家族の用事で実家に帰省することになっていて…。せっかくの良いお誘いをお断りすることになって、申し訳ありません。また次の機会に、ぜひご一緒させてください。」
- 「ハイキングのお誘い、ありがとうございます。自然の中でリフレッシュできるのを楽しみにしていたのですが、実は足を捻挫してしまい、まだ完全に回復していません。今回は残念ながら参加を見送らせていただきますが、また次回の機会を楽しみにしています。素敵な時間をお過ごしください。」
【補足情報】欠席連絡の実践ガイド
連絡のタイミング
結婚式やフォーマルなイベントの場合、招待状を受け取ってから1週間以内、遅くとも返信期限までに欠席の連絡をするのがマナーです。
特に結婚式は2ヶ月前までに返信するのが望ましいとされています。
同窓会やパーティーなどのカジュアルなイベントでも、主催者の準備のことを考え、できるだけ早めに連絡しましょう。
直前の連絡は、どうしても避けられない緊急事態以外はしないよう心がけてください。
メディア別の伝え方の違い
招待状の返信ハガキの場合
- 返信欄に簡潔に欠席理由を記入し、お祝いや感謝の一言を添える
- 丁寧な筆記具（万年筆など）で書くとより誠意が伝わる
メールでの連絡の場合
- 件名は「〇〇の件について」など、内容が分かるように
- 本文は挨拶→感謝→欠席のお詫びと理由→締めの順に構成
- 文字だけで気持ちを伝えるため、丁寧な言葉選びを心がける
電話での連絡の場合
- あらかじめ要点をメモにまとめておく
- 相手の都合の良い時間に連絡する
- 簡潔に要件を伝え、長々と理由を説明しすぎない
SNSやメッセージアプリの場合
- プライベートなイベントでも、カジュアルすぎる表現は避ける
- 絵文字や顔文字は使い過ぎず、誠意が伝わる文章を心がける
- 既読スルーはせず、必ず返信する
欠席後のフォロー
欠席した後のフォローも大切です。
特に結婚式や重要なイベントでは、当日に気持ちを伝えるメッセージを送ったり、後日写真などを見せてもらう機会に「参加できなくて残念だった」と改めて伝えるとよいでしょう。
また、別の形でお祝いの気持ちを伝えることも、関係性を大切にする上で重要です。
文化的・地域的な違いへの配慮
地域や文化によって、欠席の連絡に対する考え方やマナーは異なります。
例えば、地方によっては結婚式の欠席に対してのお詫びとしてのし袋に「ご祝儀」ではなく「御礼」と書くべき地域もあります。
また、国際的な交友関係がある場合は、その国の文化や習慣に配慮した対応を心がけましょう。
不明な点があれば、事前に確認するのがベストです。
よくある質問
Q1: 結婚式を欠席する場合、ご祝儀は送るべきですか？
A: 親しい間柄であれば、欠席してもご祝儀を送るのが一般的なマナーです。
金額は出席する場合の7〜8割程度が目安とされています。
ただし、遠方の親戚や知人の場合は、地域や関係性によって異なることもありますので、周囲に相談するとよいでしょう。
Q2: 結婚式二次会だけ欠席する場合の連絡方法は？
A: 式には出席するが二次会を欠席する場合は、なるべく早めに主催者や幹事に連絡しましょう。
「式には出席させていただきますが、二次会は〇〇の理由で失礼させていただきます」と丁寧に伝えることが大切です。
当日も新郎新婦に直接お伝えするとより誠意が伝わります。
Q3: 断る理由が「単に行きたくない」場合はどうすればいいですか？
A: 正直に「行きたくない」と伝えるのは避け、「予定が合わない」「体調不良」など、相手を不快にさせない理由を選ぶのがベターです。
ただし、嘘をつくことで後々トラブルになる可能性もあるため、可能な限り事実に基づいた理由を選びましょう。
Q4: 直前に欠席することになった場合の対応は？
A: まずは電話やメールなど、確実に相手に伝わる方法で速やかに連絡しましょう。
特に結婚式など人数確定が重要なイベントでは、料理や席の準備に影響するため、できるだけ早く連絡することが大切です。
緊急事態であればその旨を伝え、丁寧にお詫びしましょう。
Q5: 欠席後に送るお詫びのメッセージやプレゼントは必要ですか？
A: 必須ではありませんが、特に重要なイベントや親しい間柄の場合は、欠席後に改めてお詫びのメッセージを送ると誠意が伝わります。
結婚式や重要な記念日などでは、後日小さなプレゼントと共にお祝いの気持ちを伝えるのも良いでしょう。
まとめ
イベントの欠席連絡は、相手への思いやりと誠意を示す大切な機会です。
この記事でご紹介した50の例文と5つのポイントを参考に、状況や関係性に合わせた丁寧な断り方を心がけましょう。
特に大切なのは、感謝の気持ちを伝え、具体的かつ簡潔な理由を述べ、誠意を示す代替案や気持ちを添えることです。
欠席の連絡一つで関係性が変わることもあります。
言葉の選び方や伝え方に気を配り、大切な人間関係を守りながら、誠実にコミュニケーションを取りましょう。
